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内部統制システムの構築

当社は、会社法および会社法施行規則に基づき、取締役会において「内部統制システム構築に係る基本方針」を決定し、本方針に従って内部統制システムを適切に構築・運用しています。

内部統制システム構築に係る基本方針

当社は、内部統制システム構築に係る基本方針を以下のとおり定め、業務の適正を確保するための体制を構築する。

1. 取締役および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制

(1)当社は、取締役、執行役員および使用人の職務の執行については、「共栄火災倫理規則」、「法令等遵守に係る基本方針」、「法令等に関する遵守基準」などの基本方針等を定めるとともに、「コンプライアンス・プログラム」および「コンプライアンス・マニュアル」等の整備・周知を通じて、法令および定款に適合することを確保する。

(2)当社は、法令等遵守体制として、「コンプライアンス・品質向上統括会議」および「部・支店コンプライアンス・品質向上委員会」を設置し、社内規程をはじめ社会一般に求められる倫理やモラル等の遵守を徹底するとともに、法令遵守の統括部署として業務品質部を設置する。

(3)当社は、法令または社内規程に違反する行為等の早期発見およびかかる行為に対する迅速かつ適切な対応による不祥事件の未然防止、ならびに公益通報者保護法への対応を目的として、社外弁護士の窓口を含め、会社の内外に相談、通報窓口制度を設置する。

(4)当社は、市民社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力に対しては、「反社会的勢力による被害を防止するための基本方針」に基づき断固とした姿勢で臨み、警察、弁護士等とも連動し毅然とした姿勢で組織的に対応する。

(5)当社は、個人情報保護指針等を定め、顧客情報の管理等を適切に行う。

(6)当社は、情報資産管理方針等を定め、情報資産の管理等を適切に行う。

(7)当社は、利益相反管理方針等を定め、お客様の利益が不当に害されるおそれのある取引の管理を適切に行う。

2.取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制

当社は、取締役会等の重要な会議の議事録など、取締役および執行役員の職務の執行に係る情報を含む重要な文書等は、文書管理規程等の規程を定め、適切に保存・管理を行う。

3.当社および当社の子会社(以下「子会社」という)の損失の危険の管理に関する規程その他の体制

(1)当社は、「リスク管理の基本方針」に基づき、リスク管理体制を整備する。

(2)当社は、リスク管理体制として、リスクごとに管理責任部署を定めるとともに、会社全体のリスク管理を統括する部署を設置する。また、「リスク管理委員会」を設置し、各リスクを統合して管理する。

(3)当社は、リスク管理に関する規程を整備し、リスク管理を行う。

(4)当社は、「子会社リスク管理方針」に基づき、子会社リスク管理体制を整備する。

(5)当社は、大規模自然災害等の危機発生時に、共栄火災グループの主要業務の継続および早期復旧の実現を図るために、当社および子会社において危機管理方針等を定めるなど、体制を整備する。

4.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

(1)当社は、組織単位の業務分掌と職務権限の範囲などを定めた組織に関する規程を定め、効率的で適切な職務執行体制の構築を図る。

(2)当社は、職務の執行に係る重要事項については、常務以上の役付執行役員で構成する常務会で協議し、取締役会の審議の効率化および実効性の向上を図る。

(3)当社は、取締役会を原則月1回開催し、十分な情報のもとに経営論議を深め、適切に所管事項の決議・報告を行う。

5.内部監査の実効性を確保するための体制

当社は、当社および子会社における内部監査の実効性を確保するため、被監査部署から独立した内部監査部門を設置するとともに、内部監査方針等に基づき適切に内部監査を実施する。また、内部監査部門は内部監査結果および被監査部署の改善状況を取締役会に報告する。

6.財務報告の適正性を確保する体制

当社は、法令等に定める情報開示に関して、財務報告の適正性を確保するための体制を整備する。

7.当社ならびにその親会社および子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

(1)当社は、子会社の管理について「関係会社管理規程」を定めるとともに、各子会社と「関係会社の管理運営に関する覚書」を締結し、経営上の重要な事項については事前に協議等を実施する旨を定めるなど、子会社の経営管理を行うとともに、共栄火災グループにおける業務の適正を確保する。

(2)当社は、共栄火災グループにおける連携体制として、当社および子会社の代表者による「関係会社代表者会議」等を開催し、円滑な意思の疎通を図ることにより、子会社の取締役等の効率的で適切な職務執行体制の構築を図る。

(3)当社は、子会社において「コンプライアンス・マニュアル」等の整備・周知を図ることにより、共栄火災グループにおける取締役、執行役員および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保する。

(4)当社は、共栄火災グループ全従業員を利用対象者として、法令または社内規程に違反する行為等の早期発見およびかかる行為に対する迅速かつ適切な対応による不祥事件の未然防止、当社からの子会社に対する不当取引の要求等の防止、ならびに公益通報者保護法への対応を目的として「企業倫理ヘルプライン」を設置する。

(5)当社は、親会社と締結した「協定」に基づき、業務の適正性を確保する。

8.監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項

(1)当社は、監査役が、その職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合は、その監査業務を補助する能力を具備した使用人(以下「補助使用人」という)を配置する。

(2)補助使用人は、その業務遂行上必要な情報を会計監査人、取締役、内部監査部門の使用人およびその他の者に対して求めることができる。

9.補助使用人の取締役からの独立性および補助使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項

(1)補助使用人は、監査役の命を受けた業務および監査を行ううえで必要な補助業務に従事し、業務執行に係る役職を兼務しない。

(2)当社は、内部規程において補助使用人の職務分掌を定め、監査役の補助使用人に対する指示の実効性を確保する。

(3)当社は、補助使用人の人事異動、人事考課および懲戒処分は、常勤監査役の同意を得たうえで行う。

10.当社および子会社の取締役および使用人が当社監査役に報告をするための体制その他の当社監査役への報告に関する体制

(1)当社および子会社の取締役、執行役員および使用人は、経営、財務、コンプライアンス、リスク管理、内部監査の状況、「企業倫理ヘルプライン」における通報状況および内容等について、定期的に当社監査役に報告を行うとともに、職務執行に関して重大な法令・定款違反もしくは不正行為の事実または当社もしくは子会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事実を知ったときは、直ちに当社監査役に報告を行う。

(2)当社および子会社の取締役、執行役員および使用人は、当社監査役から報告を求められた際は、速やかに報告する。

(3)当社は、上記(1)、(2)において、当社監査役へ当該報告を行ったことを理由として、当該報告者に対して不利な取扱いをしないこととし、その旨を当社および子会社の取締役、執行役員および使用人に周知・徹底する。

11.監査役の職務の執行について生ずる費用または債務の処理に係る方針に関する事項

当社は、監査役よりその職務の執行について、会社法第388条に基づく費用の前払い等の請求を受けたときは、当該請求に係る費用または債務が当該監査役の職務の執行に必要でないと認められる場合を除き、速やかに当該費用または債務を処理する。

12.その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

(1)監査役は、取締役会に出席するほか、重要な意思決定の過程および業務の執行状況を把握するため、常務会その他の重要な会議に出席し、意見を述べることができるものとする。

(2)監査役は、重要な会議の議事録、主要な決裁書類等業務執行に関する重要な文書等については、いつでも閲覧することができるものとする。

(3)内部監査部門は、監査に協力するなど、監査役との連携を強化する。

内部統制システムの運用状況の概要

当社は、「内部統制システム構築に係る基本方針」に基づき、業務の適正を確保するための体制を構築し、内部統制システムを運用しております。
グループ全体のコンプライアンスを遵守した経営の促進を目的として、役員および従業員を対象にコンプライアンス研修を定期的に実施するとともに、諸規程・マニュアル類の整備や「企業倫理ヘルプライン」の周知活動を行うなど、コンプライアンスの実効性向上に努めました。
また、危機管理にかかる諸規程・マニュアル類を整備し、グループ全体の危機管理体制を強化するとともに、首都直下地震の際の災害対策本部立ち上げ訓練を実施するなど、危機管理の実効性向上に努めました。
加えて、監査役に、重要会議への出席、稟議書の閲覧、役付執行役員との意見交換等で情報提供を行うとともに、監査役付として補助使用人を配置するなど、監査役監査の実効性を確保しました。

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